Система учета
СИСТЕМА УЧЁТА НАУЧНЫХ КОЛЛЕКЦИЙ
1. Первые «Шнуровые книги»
С самого основания Минералогического (Натурального) кабинета при Кафедре натуральной истории Московского университета (1759 г.) для учёта коллекций была заведена «Шнуровая книга». Она упомянута в рапорте М.И. Афонина о приёме им Минералогического кабинета от его первого хранителя И.Х. Керштенса, причём с весьма примечательным комментарием, что последний не внёс в неё ни одной записи.
Эту первая учётная книга не сохранилась — вероятно погибла в Московском пожаре 1812 г. Её возможное содержание отражено в описи университетского собрания натуралий, опубликованного профессором Демидовской кафедры Г.И. Фишером в 1806–1807 гг. раздельно для двух музеев — «Императорского» (продолжение Минералогического кабинета 1759 г.) и «Демидовского» (соответственно, Демидовского кабинета 1802 г.)
Первая сохранившаяся в архивах Зоологического музея МГУ «Шнуровая книга» была заведена в 1820-х гг. Её структура свидетельствует о том, что эта книга — скорее систематический каталог коллекции, нежели её коллекционный поэкземплярный «инвентарий». Вся книга поделена на разделы, соответствующие основным систематическим группам позвоночных и беспозвоночных животных (без насекомых), последовательной или какой-либо иной нумерации музейных предметов нет. Сведения о предметах включают только родо-видовые биномены и количество экземпляров по каждому виду. Эти сведения представлены в двух форматах. Для каждого таксономического раздела на соответствующих разворотах книги присутствуют: а) вклеенные страницы из опубликованного Г.И. Фишера в 1822 г. каталога восстановленного Музея естественной истории и б) записи «от руки» об экспонатах, отсутствующих в этом каталоге. Вклеенные страницы, очевидно, указывают на то, что данная «Шнуровая книга» была заведена после 1822 г. Подавляющая часть записей, судя по почерку, выполнена одним человеком: возможно, это был препаратор и хранитель Музея Ф. Ришар. Таким образом, можно полагать, что заполнение этой «Шнуровой книги» при Фишере осуществлялось не последовательно, по мере поступления новых коллекционных материалов, а скорее представляло собой «разовую акцию». Впрочем, на некоторых страницах этой «Шнуровой книги» присутствуют отдельные записи, сделанные другой рукой: какие-то особо достопримечательные экспонаты в ней всё-таки отмечались уже после составления основной общей описи.
Каким образом проводился (и проводился ли вообще) учёт зоологических коллекций в виде так или иначе оформленного «инвентария» при ближайших преемниках Фишера — А.А. Ловецком и К. Рулье, доподлинно неизвестно, каких-либо надёжных свидетельств об этом нет. Сведения о вновь поступающих зоологических предметах и общем их числе публиковались на протяжении 1830–1850-х гг. в университетских годовых отчётах, так что какой-то учёт коллекций несомненно вёлся, при этом раздельно для систематического и отечественного разделов Зоологического кабинета.
2. Система учёта при А.П. Богданове
В 1864 г. по инициативе А.П. Богданова, возглавившего университетскую Кафедру зоологии и Зоологический кабинет (музей) при ней, была начата новая единая «Шнуровая книга», которая содержала коллекционные описи, а также сведения по бухгалтерскому учёту. В самом её начале помещено нечто вроде «оглавления»: указаны разделы книги и соответствующие им страницы. На последней странице книгу при её введении в действие завизировало руководство Университета (ректор и секретарь Совета), с указанием общего количества листов в ней — 874.
Эта «Шнуровая книга» в своей систематической части была организована наподобие «фишеровской»: в ней были выделены разделы для основных групп позвоночных (млекопитающие, птицы, «гады», рыбы) и беспозвоночных (гельминты, моллюски, пауки, ракообразные и др.). Каждой такой группе была присвоена условная литера, указанная в начале соответствующего раздела книги; эта система обозначения «литерных» групп почти без изменений сохранилась до настоящего времени.
В пределах каждой выделенной «литерной» группы порядковая нумерация коллекционных предметов проводилась независимо («параллельно»). Каждому экземпляру (единице хранения) отныне присваивался порядковый номер, который заносился в книгу и одновременно на музейную этикетку и (при возможности) на экземпляр, с указанием соответствующей литеры. Все записи, сделанные в прежней «Шнуровой книге» 1820-х гг., были аккуратно перенесены во вновь заведённую согласно принадлежности к определённой «литерной» группе и соответственным образом пронумерованы. Эти «перенесённые» записи, судя по почерку, были сделаны хранителем Зоомузея Н.К. Зенгером.
В дальнейшем «Шнуровая книга» заполнялась хранителями постепенно по мере поступления новых материалов; судя по некоторым годовым отчётам, в них, по-видимому, регистрировались только предметы, относящиеся к систематической (научной) коллекции и прошедшие полную «музеефикацию», т. е. отпрепарированные и снабжённые этикеткой с видовым определением (например, Речь и отчёт…, 1887). При этом по чисто техническим причинам в книге стала складываться «эстафетная» система записей: например, начальный раздел по млекопитающим занимает стр. 450–469, следующий — стр. 662–721; разделы по птицам — стр. 470–551 и 726–752; по рептилиям и амфибиям — 588–600 и 800–802.
Эта книга функционировала и как «Книга поступлений»: в неё записывались новые приобретения особо значимых коллекционных материалов.
В конце «Шнуровой книги» ежегодно приводилась общая статистика по поступлениям новых коллекций, которая подавалась в университетские годовые отчёты.
В 1884 г. в Зоомузее была заведена особая «Дежурная книга». В ней ежедневно фиксировалось всё, что происходит в стенах Музея: кто и в какие часы из сотрудников присутствовал, какие работы проводили, кто из студентов занимался с коллекциями, кто был в Музее из посторонних, что и от кого в Музей поступило. Книгу заполняли специально назначаемые дежурные ассистенты, ежедневные записи заверял А.П. Богданов.
Единая «Шнуровая книга» была завершена в начале 1930-х гг., когда её разделили по группам хранения. Последний том «Дежурной книги» датирован 1891 г. Фрагменты «Шнуровой книги» хранятся в соответствующих научно-хранительских секторах, все тома «Дежурной книги» — у главного хранителя Зоомузея.
3. Первые картотеки
Первые опыты составления музейной картотеки были начаты при А.Г. Кожевникове, сразу после переезда Зоомузея в новое здание Зоологического корпуса. Картотека была повидовой, карточки составлялись в форме «накопительных ведомостей»: в каждой карточке заносились сведения о коллекционных материалах по данному виду по мере их поступления в Зоомузей.
Согласно университетским годовым отчётам, в 1903–1904 гг. был составлен каталог по амфибиям (Л.Л. Сабанеев) и переписана на карточный каталог учебная коллекция, несколькими годами позже составлен каталог по некоторым группам беспозвоночных (авторство не указано). Остатки некоторых из этих картотек хранятся в архивах соответствующих секторов Зоомузея.
4. Разделение «Шнуровой книги»
В связи с выделением научно-хранительских секций и исчерпанием возможностей дальнейшего заполнения начатой при А.П. Богданове «Шнуровой книги» последняя прекратила своё существование в качестве единого учётного документа, общего для всех коллекций Зоомузея. Были учреждены и стали вестись индивидуальные «Книги для записи коллекций» по птицам (1927 г.), млекопитающим (1928 г.), рептилиям и амфибиям (1930 г.), по паукам и некоторым группам ракообразных (1931 г.).
В 1932 г. новый директор Зоомузея В.Н. Макаров затеял изменения системы учёта коллекционных фондов. Разработка новых форм документации была поручена В.Г. Гептнеру, который в указанном году был командирован в Зоологический институт Академии наук (Ленинград) для ознакомления с принятыми там формами учёта. Тогда же «Шнуровая книга» была разброшурована, её разделы по основным группам позвоночных животным и по беспозвоночным (без насекомых) были розданы по соответствующим секциям, каждый из этих разделов был вновь сброшюрован и прошнурован. «Остатки», не разошедшиеся по секциям («бухгалтерские», с данными по некоторым насекомым и др.), были вновь соединены в единую книгу, но её уже не продолжали. В секции беспозвоночных заведение раздельных «Книг для записи коллекций» по «литерным» группам было растянуто на многие годы: в 1934 г. — по мшанкам и по отдельным классам моллюсков, в 1948–1950 гг. — по кишечнополостным, иглокожим, пиявкам, в 1968 г. — по люмбрицидам, по второй половине 1980-х гг. — по пантоподам, сенокосцам.
Кроме «Книг для записи коллекций», в секциях были начаты «Книга поступлений» для предварительной регистрации вновь поступающих коллекционных материалов: по птицам (1929 г.), по пресмыкающимся и амфибиям, по млекопитающим (1932 г.), по рыбам 1937 г., как «Сырейная книга»).
В секции энтомологии в 1936 г. завели книгу для регистрации рассылки коллекций; другой учётной документации в этом секции, по-видимому, не было.
5. Картотеки и каталоги
Основным результатом командировки В.Г. Гептнера в ЗИН стали две картотеки в секторе териологии, заведённые в 1935 г.: «Систематическая картотека» и «Картотека дарителей». Основу обеих составили карточки формата А5, выполнявшие функцию «накопительных ведомостей», в них последовательно заносили сведения о материалах, поступающих в коллекцию. В «Систематической картотеке» карточки были повидовыми, в «Картотеке дарителей» они заполнялись на каждого человека или учреждения, передававшего свои коллекционные материалы в названный сектор. В конце 1940-х гг. аналогичная повидовая картотека была заведена в отделе орнитологии; в нём, и в отделе териологии вновь заполняемые карточки стали форматом А4. В настоящее время эти картотеки не ведутся.
На рубеже 1940–1950-х гг. в этих двух отделах и в отделе беспозвоночных была начата поэкземплярная каталогизация. В данном случае карточки были стандартного «библиографического» формата и заполнялись индивидуально на каждую единицу хранения. У териологов и орнитологов эти картотеки продолжаются в настоящее время на обязательной основе, в отделе беспозвоночных — факультативно (по решению кураторов соответствующих групп).
В некоторых отделах/секторах ведут картотеки типовых коллекций: их основу составляют карточки формата А4 по образцу, принятому в ЗИНе. В секторе териологии эта картотека начата в 1974 г., в отделах/секторах секторах беспозвоночных, герпетологии, ихтиологии — во второй половине 1980-х гг.
6. Электронные базы данных
Новые поступления в секторах териологии и орнитологии с 2000 г. уже вносятся в ЭБД, с 2007 г. в секторе герпетологии (по некоторым разделам фондовой коллекции) и в секторе энтомологии (типовая коллекция двукрылых), с 2015 г. — в секторе ихтиологии.С 2015 г. в Зоомузее реализуется проект по созданию особой электронной БД некоторых разделов типовой коллекции; проект финансирует РФФИ.
